ארגון כנס או אירוע בריאות הוא מיזם שופע הזדמנויות לעצב את עתיד שירותי הבריאות, שבו כל החלטה טומנת בחובה פוטנציאל לעורר השראה, ללמד ולחבר אנשי מקצוע מכל רחבי התעשייה. דמיינו את ההשפעה שתהיה לאירוע שלכם – השיחות שהוצתו, התובנות ששותפו והקשרים שנוצרו. בעזרת תכנון קפדני וחזון ברור, יש לכם את הכוח ליצור חוויה סוחפת שמתעלה על פורמט הכנס המסורתי, מטפחת מעורבות ומניעה שינוי חיובי בנוף הבריאות. בואו נתחיל!
הגדירו את המטרות שלכם
לפני שניכנס לתוך הלוגיסטיקה של ארגון כנס בריאות, חיוני להגדיר בבירור את המטרות שלכם. קבעו את מטרת האירוע – האם אתם שואפים ללמד אנשי מקצוע בתחום הבריאות על מגמות מתפתחות, להקל על הזדמנויות נטוורקינג או להציג טכנולוגיות חדשניות? ברגע שיש לכם הבנה ברורה של המטרות שלכם, אתם יכולים להתאים כל היבט של האירוע כדי ליישר קו עם מטרות אלה.
- ערכו סקר בקרב משתתפים פוטנציאליים כדי לאמוד את הציפיות וההעדפות שלהם.
- קבעו יעדים מדידים להערכת הצלחת האירוע.
- שקלו לשתף פעולה עם ארגונים או עם נותני חסות רלוונטיים כדי לשפר את טווח ההגעה וההשפעה של האירוע.
- הקצו מספיק זמן לפגישות תכנון אסטרטגי וסיעור מוחות כדי לחדד את היעדים שלכם.
תכננו את סדר היום
סדר היום משמש כמפת הדרכים לכנס הבריאות או לאירוע הבריאות שלכם, ומתאר את לוח הזמנים, את הנושאים ואת הדוברים. התחילו בזיהוי נושאים מרכזיים המתאימים למטרות ולתחומי העניין של הקהל שלכם, לדוגמה אוטומציה בתחום הרפואה. הזמינו מרצים בעלי ידע ומובילי דעה להציג בנושאים אלה, תוך הבטחת מגוון רחב של נקודות מבט ומומחיות.
- שלבו מפגשים אינטראקטיביים כגון דיוני פאנל, סדנאות או מפגשי שאלות ותשובות כדי לערב את המשתתפים באופן פעיל.
- הקדישו מספיק זמן להפסקות נטוורקינג כדי לעודד קשרים משמעותיים בין המשתתפים.
- שקלו לשלב אלמנטים מונחי טכנולוגיה כגון הדגמות מציאות מדומה או סקרים חיים כדי לשפר את מעורבות המשתתפים.
- שמרו על גמישות בסדר היום שלכם כדי להתאים לשינויים או לתוספות בלתי צפויות.
בחרו אולם כנסים במרכז
בחירת המקום יכולה להשפיע באופן משמעותי על הצלחת כנס הבריאות או האירוע שלכם. הביאו בחשבון גורמים כגון נגישות, קיבולת ואביזרי נוחות בעת השכרה של מקום. בחרו אולם כנסים או מתקן שיכול להכיל בנוחות את מספר המשתתפים הצפוי תוך מתן מקום הולם למצגות, לתערוכות ולנטוורקינג.
- בקרו במקומות פוטנציאליים במרכז הארץ באופן אישי כדי להעריך את התאמתם ואת האווירה.
- נהלו משא ומתן עם הנהלת המקום כדי להבטיח תנאים ומחירים נוחים לאירוע שלכם.
- ודאו שהמקום מצויד בשירותים חיוניים כגון ציוד אורקולי, קישוריות Wi-Fi ושירותי קייטרינג.
- ספקו הנחיות ברורות ואפשרויות תחבורה למשתתפים כדי לגשת בקלות למקום.
קדמו את האירוע שלכם
קידום יעיל הוא חיוני כדי למשוך משתתפים וליצור התרגשות לקראת כנס הבריאות שלכם. פתחו אסטרטגיה שיווקית מקיפה המשתמשת בערוצים שונים כגון מדיה חברתית, ניוזלטרים בדוא"ל ופרסומים בתעשייה כדי להגיע לקהל היעד שלכם. הדגישו תכונות מרכזיות של האירוע, כולל דוברים, נושאים והזדמנויות ליצירת קשרים, כדי לפתות משתתפים פוטנציאליים.
- מנפו שותפויות עם איגודים מקצועיים או ארגוני בריאות כדי להרחיב את טווח ההגעה של האירוע שלכם.
- צרו תוכן מרתק כגון סרטוני טיזר, פוסטים בבלוג או המלצות כדי להציג את הערך של השתתפות באירוע שלכם.
- הציעו הנחות או קודי קידום מכירות כדי לתמרץ הרשמה מוקדמת.
- עודדו דוברים ושותפים לקדם את האירוע ברשתות שלהם כדי להרחיב את טווח ההגעה שלכם באופן אורגני.
הקפידו על ביצוע מושלם
ככל שמתקרב מועד כנס הבריאות או אירוע הבריאות שלכם, התמקדו בביצוע התוכניות שלכם בדיוק רב ובתשומת לב לפרטים. תאמו לוגיסטיקה כגון רישום, שילוט והתקנה אורקולית כדי להבטיח חוויה חלקה למשתתפים. הקצו אחריות לצוות ייעודי או למתנדבים שיכולים לסייע בתיאום ובפתרון בעיות באתר.
- ערכו סיור יסודי במקום כדי להכיר את הפריסה ואת המתקנים.
- צרו ערוצי תקשורת ברורים עבור הצוות, המתנדבים והמשתתפים כדי לטפל בכל בעיה או חשש באופן מיידי.
- הכינו תוכניות מגירה לנסיבות בלתי צפויות כגון תקלות טכניות או ביטולי רמקולים ברגע האחרון.
- בקשו משוב מהמשתתפים לאחר האירוע כדי לזהות תחומים לשיפור ולאסוף תובנות לאירועים עתידיים.
לסיכום
באמצעות ביצוע ההצעות שבמאמר ושילוב טיפים נוספים המותאמים לכל שלב בתהליך התכנון, תוכלו לארגן בהצלחה כנס בריאות או אירוע שמלמד, מעורר השראה ומחבר בין אנשי מקצוע בתחום הבריאות. זכרו להישאר גמישים ולהגיב לצורכי הקהל שלכם כדי להבטיח חוויה בלתי נשכחת ומשפיעה לאורך זמן.
