מנהלים מרפאה פרטית? ובכן, זה לא משנה אם אתם עובדים ששכירים שתפקידם הוא ניהול שוטף שלה או שאתם הרופאים בעצמכם, אתם בטח יודעים עד כמה מדובר לפעמים במשימה מורכבת. כאשר מדובר על רופא/מטפל מוכר בעל שם וניסיון, הטלפונים זורמים, יש לקבוע פגישות עם כולם בהתאם ללו"ז וכמובן להזיז פגישות עם בלת"מים שאף פעם לא נגמרים. כאשר מדובר על קליניקה עם יותר מרופא או מטפל אחד וככל שמדובר על יותר אנשי מקצוע תחת אותה קורת גג, אנו מדברים כבר על משימה מורכבת מאד לניהול ועל אתגר תקשורתי עבור מי שאחראי על הדברים הללו. בדיוק בשביל עסקים מהסוג הזה, הרעיון של מרכזיה הוא רעיון פשוט נפלא שיכול לייעל תהליכי עבודה בקלות יחסית ולהפוך את כל ההתנהלות היומיומית לנוחה ונעימה הרבה יותר. אם אתם עדיין לא נעזרים במרכזיה כזו ובמיוחד אם עוד לא שמעתם על השירות הזה, אנחנו רוצים להסביר לכם על כל היתרונות שיעזרו לכם לנהל את הקליניקה בצורה טובה יותר.
תיעוד של כל השיחות
הצורך בתיעוד שוטף של השיחות הוא בוודאי לא זר לכם וזה משהו שכמעט כל מרפאה או קליניקה צריכה. לפעמים תור שנקבע לא נרשם כראוי וצריך לבדוק בדיוק מה קבענו, לעיתים יש אי הבנה מול לקוח או ספק וצריך לחזור לשיחה כדי להבהיר דברים ושיפור השירות דרך האזנה מדגמית לשיחות היא כלי חשוב לכל עסק ולא רק למרפאות אגב. בדקנו אתר מוביל בתחום התקשורת המציע שירותי מרכזייה מתקדמים וגילינו אפשרויות מתקדמות ונוחות ביותר בתחום הזה הכוללות אחסון בענן או אפשרות של הורדה מהירה של הקבצים למחשב, אמצעי הדרכה פשוטים לכלל העובדים כדי ללמוד איך עושים זאת בדיוק וכן תיעוד חכם של עסקאות מרחוק. בהחלט שווה למצוא שירותי מרכזיה מתקדמים ולא להתפשר על שירות מיושן ולא יעיל.
ניתוב שיחות דינאמי
כאשר פונים אליכם לקוחות הם לרוב יגיעו למזכיר/ה של המרפאה שינתבו אותם משם הלאה, מה שגורם להרבה מאד בזבוז זמן. שירותי המרכזייה מאפשרים ניתוב חכם ומהיר של כל השיחות, כך שכל שיחה תגיע באופן אידיאלי ליעד שלה. כמו כן, כאשר מדובר על לקוחות חוזרים עם מספרים מוכרים, ישנה אפשרות לניתוב חכם עם העברה של השיחה ישירות על היעד הסופי שלה.
שיחות פנימיות חינם
מתאים במיוחד למרפאות גדולות או לקליניקות עם יותר מסניף אחד בהן יש צורך בקשר יומיומי בין עובדים שונים. התשלום לשירותי המרכזייה הוא כמעט תמיד נמוך יותר באופן משמעותי מהתשלום על שיחות ללא השירות ולכן זה משתלם הרבה יותר.
התאמה אישית לעסק
שימו לב כי שירותי מרכזיה מתקדמים הם כאלו שאפשר להתאים באופן אישי לכל עסק ועסק. זה כולל את כל הדברים שפרטנו כאן כמובן, אבל כולל גם מענה מוקלט כולל צלילי המתנה בהתאמה אישית וכן ציוד קצה נדרש במידת הצורך כמו טלפונים איכותיים, אוזניות, נתבים ועוד.
כמו כן, עבור מרפאות וקליניקות שלהן לקוחות שעדיין רוצים לעבוד עם פקס במקום עם מייל או שעדיין עובדות עם פקס בעצמן (למרות שעל פי החוק יש לאפשר פנייה של לקוחות באמצעות המייל), שירותי המרכזייה מאפשרים שליחה פקסים שמגיעים למיילים במקום לטלפון וכן קבלת מסמכים שנשלחו בפקס ישירות למייל.
לסיכום הדברים – שירותי מרכזיה איכותיים זה אולי הדבר הבסיסי ביותר שכל מרפאה מקצועית צריכה שיהיה לה. זכרו שניתן לנסות את השירותים הללו לרוב ללא התחייבות כך שאנחנו בהחלט ממליצים לבדוק בעצמכם איך אפשר לייעל כך את העבודה.
